Formulare

Mit der Formular-App können Sie ein Formular erstellen, ein Formular ausfüllen und seine Datensätze durchsuchen. Ein Formular ist eine vorstrukturierte "Datei“, mit der ein Benutzer Informationen strukturiert hinzufügen kann. Sobald ein Formular erstellt wurde, kann ein Benutzer das Formular ausfüllen, ein Datensatz wird erstellt und in Bricsys 24/7 gespeichert.

Es gibt drei Möglichkeiten, Formulare zu verwenden.

 

Metadaten

Lassen Sie einen Benutzer vorstrukturierte Informationen zum Dokument eingeben oder auswählen, wenn er eine Datei auf Bricsys 24/7 hochlädt. Ohne es zu merken, kann oder muss der Benutzer beim Hochladen ein Formular ausfüllen. Sobald der Benutzer das Formular ausgefüllt und das Dokument hochgeladen hat, wird ein Datensatz des Formulars gespeichert und an das Dokument angehängt.

Beispiel "Erstellen von Metadaten"

Wenn ein Benutzer ein Dokument hochlädt, werden zusätzliche Felder unter der Beschreibung angezeigt. In diesem Fall muss der Benutzer Folgendes auswählen:

• Dokumententyp: 
  • Vertrag
  • Plan
  • Rechnung
  • Bild
  • Sonstige
• Disziplin 
  • Dekoration
  • Elektrik
  • Heizung, Lüftung, Klima (HLK)
  • Sicherheit
  • Strukturelles
• Gebäude 
  • Gebäude A
  • Gebäude B
  • Gebäude C
• Etage 
  • -1
  • 0
  • 1
  • ...
  • 4

Wie können Sie die Metadaten einsehen:

• Dokumentendetails
• Dokumentenliste durch Aktivieren der Dokumentenspalten (siehe Dokumentenordner) 
• Formular

 
Vorteile von Metadaten

1. Erweiterte Suche

Suchen Sie mit Hilfe der erweiterten Suche in den ausgefüllten Formularen nach einem Dokument. Zum Beispiel:

Suchen Sie im dritten Stock nach allen elektrischen Plänen, ohne zu wissen, wo genau der Plan auf Bricsys 24/7 gespeichert ist.

2. Filtern nach Metadaten

Metadaten werden im Dokumentordner mit Hilfe der Spaltenauswahl angezeigt. Verwenden Sie die Filtertaste, um nach Plänen zu suchen, indem Sie beispielsweise "Pla" eingeben.

3. Generieren Sie automatisch einen Namen

Generieren Sie optional einen Namen für das Dokument basierend auf dem im Formular eingegebenen Namen. Dies gibt Ihren Dokumenten einen strukturierten Namen, der der Namenskonvention für Ihr Projekt folgt. Alle Dokumente werden gemäß Ihrer Namenskonvention korrekt benannt.

4. Reservierungen erstellen

Erstellen Sie Reservierungen für hochzuladende Dokumente. Wenn Metadaten zum Generieren eines Namens verwendet werden, können Sie Reservierungen erstellen, bei denen es sich um leere Dokumente handelt, die vom Benutzer gefüllt werden müssen.

Ein äußerst nützliches Hilfsmittel für Ihre Dokumentenplanung. Stellen Sie sicher, dass alle gewünschten Dokumente, Pläne geliefert werden.

 

Anhang:

Anstatt eine Notiz an ein Dokument anzuhängen, kann ein Benutzer ein Formular (mit vorstrukturierten Informationen) an ein anhängen, um einen strukturierten Kommentar abzugeben. Sobald der Benutzer das Formular ausgefüllt hat, wird ein Datensatz des Formulars erstellt und an das Dokument angehängt.

Beispiel "Änderungsanfrage"

Ein Benutzer kann eine vorhandene Änderungsanfrage ausfüllen oder auswählen und sie an ein Dokument anhängen.

 

Vorteile des Anhängens eines Formulars an ein Dokument

1. Hinzufügen zusätzlicher Informationen auf eine strukturierte Art

2. Durchsuchen von Datensätzen

Durchsuchen Sie die Datensätze des ausgefüllten Formulars in der Formularanzeige.

 

Datenbank

Füllen Sie ein Formular aus, um eine Datenbank in Bricsys 24/7 aufzubauen.

Beispiel "Investitionsbedarf"

Benutzer können das Formular für Investitionsbedarf in der Formular-App ausfüllen. Die Verantwortlichen für Investionsbedarf können nun die Datensätze durchsuchen und bessere Entscheidungen über Investition treffen.

 
Vorteile der Verwendung eines Formulars zum Erstellen einer Datenbank

1. Durchsuchen von Datensätzen

Durchsuchen Sie die Datensätze des ausgefüllten Formulars.

2. Exportieren von Daten

Laden Sie die Daten in eine Excel-Liste herunter, um sie weiter zu filtern und Berichte aus den Daten zu erstellen.

 
Formularanzeige

Klicken Sie auf ein Formular, um die Formularanzeige zu öffnen. Entsprechend Ihrer Zugriffsrechte können Sie Datensätze hinzufügen oder löschen und die Datensätze des Formulars durchsuchen.

 
Hinzufügen eines Datensatzes: 

1. Wählen Sie "Datensatz hinzufügen"
2. Füllen Sie das Formular aus
3. Wählen Sie "Speichern"
4. Ein Datensatz wird hinzugefügt und gespeichert

Löschen eines Datensatzes:

1. Datensatz auswählen (wenn Sie den Datensatz sehen, bedeutet dies, dass er gerade ausgewählt ist)
2. Wählen Sie "Datensatz löschen"

Verknüpfen von Datensätzen: 

1. Wählen Sie einen Datensatz aus
2. Wählen Sie "Verknüpfen"
3. Wählen Sie das Formular
4. Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie damit verknüpfen möchten