Ein Projekt einrichten

Um mit einem Projekt arbeiten zu können, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Projekt hinzufügen

2. Ordnerstruktur hinzufügen

3. Benutzergruppe hinzufügen

4. Benutzer hinzufügen

Projekt hinzufügen

Nach dem Einloggen erscheint der Projektauswahlbildschirm ohne Projekte.

Neues Projekt

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um ein neues Projekt hinzuzufügen. Tragen Sie den Projektnamen, die Details und das Land ein, in dem das Projekt ausgeführt werden soll.

Projekt kopieren

Wenn Sie mehrere Projekte verwalten müssen, haben die meisten die gleichen Einstellungen und Strukturen. Das Erstellen eines leeren Vorlagenprojekts, in dem Sie Ordnerstruktur, Rollen, Formulare und Workflows einrichten, ist eine nützliche Arbeitsweise. Auf diese Weise richten Sie es einmalig ein und kopieren das Projekt für jedes neue Projekt, das Sie einrichten müssen.

Wenn Sie bereits Projekte haben, können Sie ein Projekt basierend auf einem vorhandenen Projekt erstellen und die Optionen auswählen, die Sie in das neue Projekt kopieren möchten.

Nur der Kundenadministrator kann ein neues Projekt erstellen oder ein vorhandenes Projekt kopieren. Ein Kunde kann mehrere Kundenadministratoren haben, die vom Bricsys 24/7-Team verwaltet werden.

 

Verwaltungs-App

Nachdem das Projekt erstellt wurde und Sie das Projekt eingegeben haben, wechseln Sie zur Verwaltungs-App. Das Schraubenschlüsselsymbol befindet sich in der App-Leiste auf der linken Seite.

 

Einstellungen

In der Kategorie Einstellungen können Sie die Projekteinstellungen, Dokumenteinstellungen, Kalendereinstellungen und Administratoreinstellungen bearbeiten.

Dokumenteinstellungen

In den Dokumenteinstellungen können Sie festlegen, wie die Nummerierung der Revisionen im Projekt angezeigt werden soll.

Einzelversion

Standardmäßig werden einzelne Revisionen verwendet. Wählen Sie die Option aus, die Sie verwenden möchten.

Haupt- / Nebenversion

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Haupt- / Nebenversion von Dokumenten, um mit einer doppelten Revisionsnummer zu arbeiten. Dies ist eine nützliche Methode, um den Fortschritt eines Dokuments zu verfolgen. Jede Hauptversion kann einen Meilenstein darstellen, den das Dokument erreicht hat.

 

Struktur

In der Struktureinstellung legen Sie die Ordnerstruktur für das Projekt an. Mit Bricsys 24/7 können Sie komplett frei eine Ordnerstruktur erstellen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Sie können Ordner manuell hinzufügen, indem Sie auf die Aktion "Ordner hinzufügen" klicken, oder das Transfer Tool verwenden, um eine vorhandene Ordnerstruktur einfach von Ihrem lokalen Computer auf Bricsys 24/7 zu kopieren.

Ordneroptionen

• Ordnertyp

Jeder Ordnertyp repräsentiert eine eigene App in der Seitenleiste. In der Struktur-App können nur Dokumenten- und Sammelmappen-Apps angezeigt werden. Alle anderen Ordner können sowohl in der Struktur-App als auch in ihrer eigenen App angezeigt werden.

• Standardzugriffsrechte

Durch Festlegen der Standardzugriffsrechte können Sie den gleichen Zugriff für alle vorhandenen Rollen festlegen, sobald Sie einen Ordner erstellen.

Denken Sie daran, dass jeder Ordnertyp eine andere App in der App-Leiste repräsentiert.

 

Benutzergruppen

Nach dem Einrichten der Projektstruktur müssen Sie Rollen definieren. In einer Rolle werden die Projektmitglieder zusammengefasst, sodass sie im Projekt leicht unterschieden werden können. Typische Beispiele für Rollen sind "Administratoren", "Architekten", "Ingenieure", "Auftragnehmer", ...

Benutzergruppen-Optionen

• Als Mailingliste verwenden

Ermöglicht die Auswahl der Rolle beim Senden einer Benachrichtigung, einer Nachricht, ... als Empfänger. Alle Mitglieder der Rollen werden ausgewählt und können vom Benutzer einzeln deaktiviert werden.

• Farbe

Die Farbe wird in der Dokumentanzeige verwendet. Indem Sie den Rollen eine andere Farbe zuweisen, lassen sich Anmerkungen im Viewer leicht unterscheiden und machen deutlich, wer die Anmerkung erstellt hat. der Architekt, Ingenieur ...

• Andere Benutzer sehen

Wenn eine Rolle andere Benutzer nicht sehen kann, können die Mitglieder der Rolle keine Benachrichtigungen an andere Projektmitglieder senden.

• Revisionen anzeigen

Erlauben Sie es einer Rolle die Revisionen eines Dokuments anzuzeigen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird nur die letzte Revision des Dokuments sichtbar.

• Ändern Sie ihr Profil

Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren, damit Benutzer ihre persönlichen Informationen und Einstellungen ändern können.

 

Ordnerzugriff

Sobald die Ordner und Rollen eingerichtet wurden, ist es Zeit, den Zugriff einzurichten. Die Kategorie Ordnerzugriff zeigt standardmäßig die Ordnerstruktur und eine Rolle in der Dropdown-Liste über der Struktur an.

Wechseln Sie einfach in die Rollenansicht, indem Sie in der Dropdown-Liste oben die Option "Nach Rolle" auswählen.

Zugriffsinspektor

Der Zugriffsinspektor rechts zeigt an, ob der Zugriff festgelegt ist oder nicht. Es gibt zwei Arten des Zugriffs: 'Alle anzeigen' und 'Eigene anzeigen'. 'Eigene anzeigen' bedeutet, dass der Benutzer nur auf die Elemente zugreifen kann, deren Autor er ist.

Je nach Ordnertyp sind möglicherweise nicht alle Zugriffstypen verfügbar.

Klicken Sie in die Matrix, um einen bestimmten Zugriff festzulegen oder zu entfernen. Verwenden Sie die Umschalttasten oben, um für alle Ordner den gleichen Zugriff festzulegen, und die Umschalttasten rechts, um den Standardzugriff festzulegen. Mit der Umschalttaste in der oberen rechten Ecke können Sie den gesamten Zugriff verändern.

Mit dem Symbol „Auf Unterordner anwenden“ können Sie für jeden Ordner mit Unterordnern den gleichen Zugriff auf alle Unterordner anwenden.

Speichern Sie die Änderungen, bevor Sie die Zugriffskategorie verlassen.

 

Benutzer

Nachdem ein Projekt über Ordner, Rollen und Zugriff verfügt, können Benutzer hinzugefügt werden. In der Kategorie Benutzer können Sie dem Projekt Benutzer hinzufügen.

Klicken Sie auf die Aktion Benutzer hinzufügen, um einen Benutzer hinzuzufügen. Fügen Sie Benutzer hinzu, indem Sie die -E-Mail-Adresse des Benutzers hinzufügen. Falls der Benutzer bereits über ein anderes Projekt Zugriff auf Bricsys 24/7 hat, wird der Benutzer in den Suchergebnissen angezeigt, ansonsten können Sie einen neuen Benutzer anlegen.

Wählen Sie nach dem Hinzufügen des Benutzers die Rollen aus, zu denen der Benutzer gehört. Ein Benutzer kann Mitglied mehrerer Rollen sein, was bedeutet, dass der Zugriff der gemeinsame Zugriff über alle Rollen ist. Wenn das Projekt über einen Adressbuchordner verfügt, können Sie den Benutzer dem Adressbuch hinzufügen.

Einladung

Der letzte Schritt ist das Senden einer Einladung. Wir empfehlen ausdrücklich, eine persönliche Nachricht hinzuzufügen, damit der Benutzer weiß, wer die Einladung sendet und warum.

Der Benutzer kann das Kennwort einrichten, indem er in der Einladungs-E-Mail auf den Link "Kennwort festlegen oder zurücksetzen" klickt. Ein vorhandener Benutzer kann sich mit der E-Mail-Adresse und dem vorhandenen Passwort anmelden.