Metadaten einrichten

Formulare sind ein tolles Werkzeug, um alle möglichen Arten von Daten in Bricsys 24/7 zu speichern. Einer der häufigsten Anwendungsfälle sind Metadaten; zusätzliche Informationen zu einem Dokument, um Dokumente einfach gruppieren und im gesamten Projekt nach diesen Daten suchen zu können.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Formulare in Ihrem Projekt zu erstellen und zu verwalten.

1. Fügen Sie einen Formularordner hinzu

2. Formular erstellen

3. Zugriff festlegen

4. Anhängen eines Formulars

5. Reservierungen

Sobald die Verwendung von Metadaten eingerichtet ist, können Sie ein Dokument mit Metadaten hochladen. Benutzen Sie hierzu den  Filter in der Dokumenten-App oder die erweiterte Suche um so Dokumente auf Basis ihrer Metadaten innerhalb des Projekts zu finden.

 

 

Im linken Bereich werden mehrere Arten von Formularfeldern angezeigt. In der oberen rechten Ecke können Sie einstellen, wie Benutzer von einem Feld zum anderen wechseln können.

 

Sobald ein Formularfeld abgelegt wurde, können die Einstellungen des Felds angepasst werden. Jedes Feld hat seine eigenen Einstellungen. Klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol, um die Einstellungen für das Formularfeld erneut zu öffnen.

 

Ein Auswahlfeld ist eine Dropdown-Liste mit Optionen, aus denen ein Benutzer auswählen kann. Sie können die Auswahlmöglichkeiten manuell hinzufügen. Jede Auswahl besteht aus einem Namen und einer Beschreibung. Der Name ist erforderlich und wird verwendet, falls Sie Metadaten zum Definieren des Dokumentnamens verwenden.

 

Anstatt die Optionen manuell hinzuzufügen, können Sie „ein vorhandenes Formular als Optionen verwenden“. Durch Klicken auf den Link wird ein neues Dialogfeld geöffnet, in dem Sie gefragt werden, welches Formular Sie verwenden möchten und welche Felder Sie in der Dropdown-Liste anzeigen möchten.

 

Mithilfe dieses Feldes können Sie am Ende Ihres Dokumentnamens einen Zähler hinzufügen, falls Sie die Dokumente anhand der eingegebenen Metadaten umbenennen möchten.

 

Sie können die Anzahl der Ziffern festlegen, die verwendet werden sollen (1 bis maximal 10). Durch Auswahl von 4 Ziffern wird die Nummer "1" in "0001" umgewandelt. Ein Dokumentname könnte dann "PL_HVAC_0001.dwg" lauten.

 

Wenn Sie mit Metadaten arbeiten möchten, müssen Sie dem Formular ein Dokumentenfeld hinzufügen. Wenn Sie für jede Revision eines Dokuments andere Metadaten haben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verbinden mit einer Revision“.

 

Es gibt nur "Anzeigen aller"-Zugriff in Formularen. Öffnen Sie das Formular, um die Formularfelder anzuzeigen und einen individuellen Zugriff auf die Felder festzulegen.

 

 

Sobald ein Formular gespeichert wurde, können Sie es an ein Dokument oder einen Ordner anhängen. Wenn Sie mit Metadaten arbeiten möchten, muss der Administrator des Projekts das Formular an einen Ordner in Administration> Struktur anhängen.

 

Der Administrator kann auch Standardmetadaten pro Ordner definieren, sodass ein Benutzer nicht jedes Mal alle Werte auswählen muss, wenn ein neues Dokument hochgeladen wird.

Standardwerte

Sie können pro Ordner Metadatenwerte vordefinieren. Auf diese Weise können Sie Werte festlegen, sodass ein Benutzer diese nicht erneut auswählen und nur die erforderlichen Metadaten eingeben muss.

 

 

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Dokumentenmanager bereits eine vollständige Liste der für das Projekt zu erstellenden Dokumente erstellt haben. Mit Reservierungen können Sie leere Dokumente hinzufügen, die als Platzhalter für das echte Dokument fungieren.

 

Öffnen Sie den Dokumentordner und wählen Sie die Aktion "Reservierung hinzufügen" aus dem Menü. Sie können bis zu 50 Reservierungen gleichzeitig hinzufügen. Im folgenden Beispiel werden 3 Reservierungen hinzugefügt:

Dies führt zu 3 Reservierungen:

Das echte Dokument kann als Revision hinzugefügt werden, die den Platzhalter ersetzt. Der Name der Reservierung wird nach dem Hinzufügen des Dokuments von "Reservierung - PL_HVAC_B_3_0001" zu "PL_HVAC_B_3_0001" abgeändert.