Workflows sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Prozesse innerhalb von Bricsys 24/7 zu automatisieren. Normalerweise wird er zum Akzeptieren von Dokumenten verwendet.
In diesem Abschnitt helfen wir Ihnen im Umgang mit Workflows, indem Sie einen Workflow im Editor erstellen, freigeben und an ein Dokument oder einen Ordner anfügen, falls Sie einen Workflow automatisch starten möchten, wenn ein neues Dokument hochgeladen wird.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Workflows in Ihrem Projekt zu erstellen und zu verwalten.
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Workflow-Ordner hinzufügen
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Workflow hinzufügen
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Workflow bearbeiten
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Workflow freigeben
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Anfügen eines Workflows
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Aufgabe neu zuweisen
Workflow-Ordner hinzufügen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt über einen Ordner vom Typ Workflow verfügt und Sie Zugriff auf den Workflow-Ordner haben. Sobald dies geschehen ist, wird die Workflows-App in der App-Leiste auf der linken Seite verfügbar.
Öffnen Sie nach dem Erstellen des Workflow-Ordners die Workflow-App und wählen Sie den erstellten Ordner aus.
Workflow hinzufügen
Wählen Sie im Workflowordner die Aktion "Workflow hinzufügen" aus.
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Geben Sie einen Namen ein
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Fügen SIe eine Beschreibung hinzu (optional)
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Wählen Sie die Funktion des Koordinators (jeder Workflow hat einen Koordinator)
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Klicken Sie auf "OK", um den Workflow zu speichern und den Editor zu öffnen
Bitte beachten Sie, dass ein Workflowname innerhalb des Projekts einmalig sein muss. Wenn das System Ihnen mitteilt, dass der Workflowname bereits vergeben ist, überprüfen Sie auch veraltete Workflows und den Papierkorb, falls Sie den entsprechenden Workflow nicht finden.
Wenn der Workflow-Editor nicht geöffnet wird, überprüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres Browsers und stellen Sie sicher, dass Popups von Bricsys 24/7 zugelassen sind.
Erstellen eines neuen Workflows
Erstellen Sie einen Workflow in fünf Schritten:
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Aktivitäten hinzufügen
Aktivitäten sind Aufgaben, die manuell oder automatisch vom System ausgeführt werden. Alle automatischen Aufgaben verwenden die Zugriffsrechte des Koordinators, um die Aufgabe auszuführen.
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Eine Aktivität zum Raster hinzufügen
Klicken Sie auf das Aktivitätensymbol und dann auf eine beliebige Stelle auf dem Raster, um eine Aktivität hinzuzufügen.
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Geben Sie die Aktivitätseinstellungen ein
Wählen Sie eine Aktion aus (Art der Aktivität).
Automatische Aktivitäten, für deren Ausführung der Zugriff des Koordinators benutzt wird:
Legen Sie den Status eines Dokuments fest
Kopieren Sie das Dokument in einen anderen Ordner
Verschieben Sie das Dokument in einen anderen Ordner
Fügen Sie das Dokument einer Sammelmappe hinzu
Entfernen Sie das Dokument aus einer Sammelmappe
Letzte Überarbeitung als Hauptversion festlegen
Manuelle Aktivität:
Weisen Sie jemandem eine Aufgabe zu
Der Benutzer mit der zugewiesenen Rolle erhält eine Frage und muss aus einigen vorgeschlagenen Antworten antworten. (Die vorgeschlagenen Antworten sind die Namen der ausgehenden Übergänge.)
Aktivitätsoptionen
- Geben Sie die Frage ein
Geben Sie die Frage der Aufgabe ein, zum Beispiel: Genehmigen Sie dieses Dokument?
- Wählen Sie aus, wer reagieren soll.
Wählen Sie die Rolle, die die Aufgabe erfüllen muss.
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Geben Sie an, wer die Aufgabe übernehmen soll
- Der Akteur der vorherigen Aktivität oder der Koordinator muss auswählen, wer der Benutzer dieser Aktivität sein wird.
- Der Erste, der reagiert: Jeder Nutzer mit der entsprechenden Funktion wird die Aufgabe bekommen. Sobald jemand die Aufgabe erledigt hat, müssen die anderen dies jedoch nicht mehr tun.
- Jeder: Jeder Nutzer mit der entsprechenden Funktion bekommt die Aufgabe und jeder muss die Aufgabe erledigen.
Wählen Sie eine Erinnerung und / oder eine Frist (optional):- Senden Sie eine Erinnerung
Nach der gewählten Zeit erhält die ausgewählte Person eine Erinnerung an ihre Aufgabe
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Ausführen innerhalb
Wenn die ausgewählte Person nicht rechtzeitig reagiert, wird der Workflow fortgesetzt. Sie können im Abschnitt überfälliger Übergang auswählen, welcher Übergang befolgtwerden soll.
- Geben Sie die Frage ein
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Hinzufügen paralleler Pfade zum Starten / Synchronisieren (optional)
Wenn mehrere Aktivitäten gestartet oder zusammengeführt werden müssen, verwenden Sie die Optionen Parallel starten und parallele Pfade synchronisieren.
Parallelen Startpfad hinzufügen
Wenn der Pfad Ihres Workflows geteilt werden muss, müssen Sie einen parallelen Startpfad hinzufügen.
Zum Beispiel:
bei mehreren Parteien
Parallelpfade synchronisieren
Wenn zwei oder mehr Pfade zusammengeführt werden sollen, fügen Sie einen Synchronisierungspfad hinzu. Der Synchronisierungspfad wartet darauf, dass alle eingehenden Übergänge aktiviert werden, bevor der Workflow fortgesetzt wird.
Zum Beispiel:
Wenn sowohl der Auftragnehmer als auch der Ingenieur das Dokument genehmigen, fahren Sie mit dem Workflow fort und setzen Sie den Status auf 'genehmigt'.
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Verschieben / Bearbeiten Sie Ihren Workflow (optional).
Verschieben Sie die Aktivitäten an die richtige Position, um einen besseren Überblick über Ihren Workflow zu erhalten.
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Hinzufügen von Übergängen
Übergänge sind die Pfeile, die Aktivitäten verbinden und es dem Workflow ermöglichen, einem vordefinierten Pfad zu folgen.
Ausgehende Übergänge von manuellen Aktivitäten sind die Antworten, die ein Benutzer bei der Ausführung der Aufgabe auswählen kann. Ein ausgehender Übergang kann mehrere Antworten haben. In Bricsys 24/7 bezeichnen wir Antworten als Zustände.
Erstellen Sie einen Übergang von einer Aktivität zu einer anderen
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Klicken Sie auf die Aktivität, bei der der Übergang beginnen soll.
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Klicken Sie auf die Aktivität, zu der der Übergang führen soll.
Übergangseinstellungen
Für jeden Übergang ist mindestens ein Status erforderlich. Das System setzt den Status automatisch auf 'erledigt" als Standardstatus.-
Einen Status hinzufügen (nur für manuelle Aufgaben)
- Wenn Sie einem Übergang einen Status hinzufügen, muss der Akteur der Aktivität auf die Aktivität reagieren, bevor der Workflow fortgesetzt wird. Der Status, der während des Übergangs ausgefüllt wird, ist die vorgeschlagene Antwort für den Akteur. Wenn der Akteur diese vorgeschlagene Antwort auswählt, wird der Workflow fortgesetzt.
- Zum Beispiel nach einer Aufgabenaktivität (Siehe Aktivität hinzufügen> Aufgabe zuweisen).
- Der Akteur bekommt eine Aufgabe.
- Dieser Akteur kann nun die vorgeschlagene Antwort auswählen (Status, den Sie ausgefüllt haben, zum Beispiel 'Ich stimme zu').
- Wenn der Akteur jetzt diese vorgeschlagene Antwort auswählt, wird der Workflow über diesen Übergang zur nächsten Aktivität fortgesetzt.
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Weitere Status hinzufügen (nur für manuelle Aufgaben)
- Wenn Sie mehrere vorgeschlagene Antworten wünschen, die zur gleichen Aktivität führen. (Zum Beispiel: Ich stimme zu, ich stimme mit Bemerkungen zu).
Überfälliger Übergang (optional)
- Wenn eine Aktivität überfällig ist, ändert sich der Status dieses Übergangs in "Überfällig (automatisch)". Dies ist der Standardstatus. Sie können dies jedoch in Ihren eigenen Status ändern.
- Wenn Sie ausgewählt haben, dass der Akteur der Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit handeln muss, können Sie den Übergang als zu folgen markieren, sobald die Frist abgelaufen ist .
- Wenn der Akteur beispielsweise nicht innerhalb von zwei Wochen reagiert, wird der Workflow über diesen Übergang hinweg mit der nächsten Aktion fortgesetzt.
Der Status der Übergange muss eindeutig sein. Es kann nicht zwei ausgehende Übergänge geben, die denselben Status haben. Zum Beispiel: Die Antwort "Genehmigt" und ein weiterer Übergang mit der gleichen Antwort "Genehmigt". Dies würde es dem Workflow unmöglich machen, den richtigen Pfad zu wählen.
Speichern Sie den Workflow
Vergessen Sie nach dem Erstellen aller Aktivitäten und Übergänge nicht, Ihren Workflow im Workflow-Editor zu speichern, bevor Sie den Editor schließen.
Freigeben eines Workflows
Um den Workflow zu aktivieren, muss er zuerst freigegeben werden.
Bearbeiten
Ändern Sie den Status im Dialogfeld "Workflow bearbeiten".
Aktion freigeben
Verwenden Sie im Aktionsmenü die Aktion 'Workflow freigeben'.
Sobald ein Workflow freigegeben und verwendet wird, kann der Workflow nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie den Workflow bearbeiten möchten, müssen Sie zuerst eine Kopie des Workflows erstellen.
Workflow anhängen
Um Workflows verwenden zu können, müssen Sie diese zuerst anhängen. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Workflow an ein Dokument anzuhängen:
Hängen Sie einen Workflow manuell an ein Dokument an
Wenn Sie vom Administrator die die entprechende Berechtigung erhalten ('Workflow anhängen"), können Sie einen Workflow manuell an ein Dokument anhängen.
- Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf Workflow anhängen
- Wählen Sie aus, welchen Workflow Sie anhängen möchten, wer der Koordinator sein soll, und geben Sie dem Workflow einen Namen
- Hängen Sie den Workflow an
Sobald der Workflow an das Dokument angehängt ist, wird er automatisch gestartet. Beachten Sie, dass nur freigegebene Workflows angehängt werden können.
Hängen Sie einen Workflow an einen Ordner an
Wenn Sie alle Dokumente in einem Ordner mit einem Workflow automatisieren möchten, müssen Sie den Workflow an den Ordner anhängen. (Siehe Verwaltungs-App> Struktur.)
Sobald der Workflow an den Ordner angehängt ist, wird er für jedes neue Dokument gestartet, das hochgeladen wird.
Aufgabe neu zuweisen
Es ist natürlich möglich, dass ein Mitglied eines Projekts krank wird, Urlaub hat oder das Unternehmen verlässt, aber noch Aufgaben zu erledigen sind.
Als Administrator können Sie Aufgaben eines Benutzers einfach unter 'Verwaltung > Benutzer' neu zuweisen. Wählen Sie den aktuellen Benutzer aus und wählen Sie die Aktion "Aufgaben neu zuweisen" aus dem Menü oben.
Wählen Sie einen anderen Benutzer im Projekt aus, um auch die Aufgaben zu übertragen. Beachten Sie, dass der Benutzer genau die gleichen Rollen haben muss wie der aktuelle Benutzer, dem die Aufgaben zugewiesen sind.
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