Die Arbeit mit Dokumenten

Struktur-App

Die Struktur-App ist die einzige App, mit der Sie auf Dokumentenordner und Sammelmappen zugreifen können. Sammelmappen enthalten eine Sammlung von Elementen.

Dokumentenordner werden mit einem grauen Symbol angezeigt. Wenn der Ordner Dokumente enthält, wird er dunkelgrau angezeigt. Wenn er leer ist, wird er hellgrau angezeigt.

Lassen Sie uns einen Dokumentenordner öffnen:

 

Hochladen

Klicken Sie im Aktionsmenü auf die Schaltfläche "Upload", um ein neues Dokument hochzuladen. Im Dialogfeld werden Sie aufgefordert, ein oder mehrere Dokumente auszuwählen, die Sie hochladen möchten. Sie können die Dokumente direkt von Ihrem lokalen Computer in das Upload-Fenster ziehen und dort ablegen (Drag&Drop) oder manuell auswählen, indem Sie auf die Mitte des Uploadfensters klicken und anschließend Ihren Computer nach dem enstprechenden Dokument durchsuchen.

Sobald die Dokumente hinzugefügt wurden, zeigt der Dialog den Upload-Fortschritt im blauen Balken an und fragt nach einer optionalen Beschreibung sowie nach einem Dokumentstatus. Wenn weitere Felder angezeigt werden, hat der Administrator Metadaten für diesen Ordner eingerichtet.

Mit Metadaten können Sie einem Dokument detailliertere Informationen hinzufügen, um Dokumente einfacher suchen, filtern und gruppieren zu können.

Wenn Sie für alle Dokumente dieselben Werte hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Auf alle untergeordneten Dokumente anwenden", um die Werte festzulegen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hochladen, um Ihre Dokumente zum Ordner hinzuzufügen.
Wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten gleichzeitig hochladen müssen, können Sie unser Transfer-Tool verwenden.

 

Online-Viewer

Sobald ein Dokument hochgeladen wurde und unser Online-Viewer das Dokumentformat unterstützt, führt Bricsys 24/7 einige Aktionen aus, um das Dokument online einsehbar zu machen.

 

Spalten

Dokumenteninspektor

Oben rechts in der Tabelle befindet sich die Spalte Dokumentinspektor. Sie erhalten einen schnellen Überblick über einige Details eines Dokuments.

	Wird das Dokument Teil einer Sammelmappe?
	Wie viele Revisionen wurden gemacht?
	Wie viele Anmerkungen wurden hinzugefügt?
	Wie viele Notizen wurden hinzugefügt
	Wie viele Workflows wurden angehängt?
	Wie oft wurde dieses Dokument freigegeben?
	Wie viele andere Dokumente sind mit diesem Dokument verknüpft?

Wenn Sie mit der Maus über die Felder im Dokumentinspektor fahren, werden weitere Informationen angezeigt. Wenn Sie auf diese Informationen klicken, gelangen Sie sofort zu den verknüpften Informationen.

 Spaltenauswahl

Wenn Sie Spalten ausblenden oder zusätzliche Metadatenspalten anzeigen möchten, falls der Ordner Metadaten enthält, können Sie oben rechts auf das Symbol "..." und dann auf die Spalten klicken, die Sie ein- oder ausblenden möchten.

 

Miniaturansicht

Oben rechts können Sie zur Miniaturansicht wechseln, um einen visuellen Überblick über die Dokumente im Ordner zu erhalten.

 

Dokumentendetails

Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnen Sie die Dokumentendetails. Dieser Dialog enthält alle Informationen zu einem Dokument.

Die Registerkarten oben im Dialogfeld gruppieren die Informationen nach Kategorie.

Info

Enthält dieselben Informationen wie die Spalten in der Dokumentapplikation sowie die Speicherorte, an denen das Dokument angezeigt wird: Ordner und Sammelmappen, und ob das Dokument öffentlich freigegeben wurde.
Klicken Sie auf die Vorschau rechts, um das Dokument in unserem Online-Viewer anzuzeigen.

Revisionen

Der Prozess vom Entwurf bis zum zugestellten Dokument wird über Revisionen gespeichert. Jede Revision hat einen Status und eine Beschreibung, um den Fortschritt anzuzeigen.

Dieser Abschnitt enthält alle Revisionen eines Dokuments. Die Anzahl der Revisionen ist unbegrenzt. Der Administrator entscheidet, wie Revisionen angezeigt werden:

• 0,1,2,3,4...
• 1,2,3,4,5...
• a, b, c, d, e ...
• A, B, C, D, E ...
• -, a,b,c,d...
• -,A, B, C, D...

Überarbeitungen können eine Haupt- und Nebenversion haben. Dies wird vom Administrator des Projekts entschieden. Auf diese Weise könnte eine Revision "A.1" anstelle von "1" heißen..

Klicken Sie auf eine Revision, um die zugehörigen Details auf der rechten Seite anzuzeigen.

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Revision zum:

• Herunterladen
• Exportieren als PDF
• Löschen (nur wenn Sie Löschzugriff auf das Dokument haben und der Projektadministrator das Löschen von Revisionen erlaubt hat)

Durch Klicken auf eine bestimmte Revision werden die Kommunikation und Anhänge in den entsprechenden Registerkarten der ausgewählten Revision gefiltert.

Kommunikation

Zeigen Sie die gesamte Kommunikation zu diesem Dokument an; filtern Sie nach Art der Mitteilung und Revision.

Workflows

Zeigen Sie die aktiven, abgeschlossenen oder abgebrochenen Workflows an. Wenn ein Workflow aktive Aufgaben hat und Sie einer dieser Aufgaben zugewiesen sind, können Sie von hier aus auf die Aufgabe antworten.

Anhänge

Anzeigen aller Elemente, die mit diesem Dokument verknüpft sind, sowie der Elemente, zu denen das Dokument gehört.

Verlauf

Sehen Sie sich den Verlauf dieses Dokuments an.

 

Aktionsmenü

Das Menü oben zeigt Ihnen, welche Aktionen Sie in diesem Dokumentordner ausführen können. Dies wird vom Administrator des Projekts festgelegt.

Einige Aktionen basieren nur auf einer Auswahl. Wenn der Ordner Dokumente enthält, können Sie den Mauszeiger über ein Dokument bewegen und die für dieses Dokument verfügbaren Aktionen sehen.

Löschen

Wenn Sie ein Dokument löschen, wird es in den Papierkorb verschoben. Nur der Administrator kann auf den Papierkorb zugreifen und dessen Inhalte endgültig löschen oder im ursprünglichen Dokumentordner wiederherstellen.

  Dokument anhängen

Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, ein neues Dokument manuell von Ihrem lokalen Computer hochzuladen und direkt an das Dokument anzuhängen oder das Dokument mit einem anderen Dokument in Ihrem Projekt zu verknüpfen.

Beim Verknüpfen mit einem anderen Dokument im Projekt können Sie über die erweiterten Optionen auswählen, ob Sie eine bestimmte Revision mit einer anderen Revision verknüpfen möchten. Standardmäßig sind die Dokumente immer mit der letzten Version jedes Dokuments verknüpft.

Sobald ein Dokument erfolgreich verknüpft wurde können Sie dies im Dokumenten-Inspektor und in den Dokumentendetails sehen. Wenn es mit einem anderen Dokument verknüpft ist, wird der Link auch in jenem Dokument angezeigt.

Beim Hochladen von dwg-Dateien aus BricsCAD oder AutoCAD mit unserem Bricsys 24/7 Connect Plugin werden XRefs automatisch für Sie verknüpft.

  Öffentliche Freigabe

Geben Sie Dokumente für Personen frei, die nicht Teil des Projekts sind, indem Sie eine einmalige URL erstellen und diese an die entsprechenden Personen senden. Jede Person, die über diesen Link verfügt, kann das Dokument im Viewer öffnen, ohne dass er sich im Projekt anmelden muss.

 

Transfer Tool

Mit dem Transfer Tool, das für Windows und Mac verfügbar ist, können Sie problemlos unzählige Dokumente und Ordner auf Bricsys 24/7 hochladen.

Als Administrator ist dies auch ein großartiges Hilfsmittel um mit wenigen Klicks eine Projektstruktur einzurichten.